Bahagikan Masa Dengan Bijak

sumber: http://www.kedaikakferry.com/blog/bahagikan-masa-dengan-bijak/

Bahagikan Masa Dengan Bijak

Busy? Busy.. Yup, itu antara perkataan yg selalu jer bermain kat kotak fikiran hampir semua org. Sama ada pelajar atau bekerja, memang kita ada tugas masing-masing yang kena siapkan. Kalau tak, takkan adanya macam2 tips pengurusan masa berkesan yang banyak dikongsi kt internet dgn mcm2 motivasi yang ditulis. Pada post kali ini, 9 tips pengurusan masa berkesan UNIK yang dapat menjadikan anda lebih produktif.

1. Berkata ” Tidak” Kepada Tiga Perkara

Cuba berkata ” tidak” kepada tiga perkara yang mengurangkan masa, tenaga dan kebahagian anda. Salah satu cara paling mudah untuk mendapatkan lebih banyak masa, tenaga, dan motivasi adalah untuk mengatakan ‘tidak’ kepada perkara yang memakan tiga perkara ini.

Dengan melakukan demikian, anda belajar untuk berkata ‘Tidak’ dan mula belajar untuk mengenal pasti perkara yang menjadi keutamaan kepada diri anda. Cuba dan jangan lupa kongsi pengalamannya dengan saya di sini. 

2. Matikan ‘Notification’ Semua Isyarat Email

Isyarat tentang e-mel baru yang baru masuk tidak melibatkan kos dan masa yang banyak, tetapi ia mampu memberi kesan ‘Snowball’ jika diperhatikan. Bayangkan jika kita menghabiskan masa sekitar 15 minit sehari untuk perkara ini, cuba kirakan kos untuk sebulan dan setahun. Sudah tentu ianya akan menjadi sebuah kos dan memakan tenaga yang banyak.

Bayangkan sebentar. Tiap-tiap satu email baru yang datang, anda akan menerimanya satu ‘notification’. Anda mungkin tidak melihatnya. Tetapi kebanyakkan masa, anda akan melihatnya kerana percaya ianya adalah sesuatu yang penting.

Rupa-rupanya ianya adalah hanyalah notifikasi tentang Facebook sahaja. Anda kembali kepada kerja anda. Anda cuba menyesuaikan semula diri anda dengan apa yang anda cuba tumpukan sebelum ini. Tetapi tumpuan dan fokus anda kini mengambil masa untuk kembali. Semua ini mencuri masa anda tanpa sedar sebenarnya.

Perkara alternatif yang anda dapat buat adalah menentukan masa untuk melihat email anda. Berdasarkan cadangan beberapa pakar motivasi, semakin lambat anda melihat ‘karung’ email anda, semakin baik. Waktu yang sesuai untuk melihat email adalah sekitar pukul 11-12 tengah hari di mana ketika itu anda sudahpun berjaya menyelesaikan beberapa perkara penting pada awal pagi.

3. Ada Senarai Tugasan Perlu Dibuat

Anda perlu  mempunyai senarai tugasan yang perlu dibuat. Jika tidak anda akan menyebabkan diri anda memikirkan perkara yang perlu dibuat. Perkara ini meyebabkan banayak masa dibazirkan kepada apa yang perlu dibuat daripada terus membuatnya.

Dengan mempunyai senarai yang perlu dibuat, anda tidak perlu risau jika anda akan tertingal atau terlupa melakukan perkara yang penting.

4. Hukum 2 Minit

Hukum 2 minit adalah sesuatu yang menarik untuk dicuba. Ianya cadangan daripada David Allen tentang cara menentukan penyelesaian tugas. Caranya mudah sahaja. Saat anda menyedari bahawa anda perlu melakukan sesuatu ( seperti membalas email yang baru sahaja masuk atau lain-lain), jika ianya akan mengambil masa kurang daripada dua minit , maka apa yang perlu dibuat adalah terus melakukannya. Tetapi jika ianya akan mengambil masa lebih daripada dua minit, jadualkan ia supaya ianya dapat dilengkapkan kemudian hari.

Dalam amalan pengurusan masa yang baik,masa yang digunakan oleh anda dalam menentukan tugasan yang perlu dibuat adalah kritikal. Ia amat mudah untuk kehilangan satu tempoh masa semata-mata untuk menentukan sesuatu tugasan.

5. Buat Satu Senarai Tiga Hasil Yang Anda Mahu Untuk Hari Ini

“Tips 5″ adalah salah satu ritual produktiviti kegemaran saya. Kaedah dan tips pengurusan masa ini tidak terlalu menekan dan kuasanya terletak pada kesederhanaan . Apa yang perlu anda buat adalah tentukan tiga hasil yang anda ingin dapatkan pada hari ini.

Ianya hasil dan bukannya tindakan yang yang perlu anda buat. Tanya pada diri anda, perkara apakah yang anda ingin capai pada penghujung hari. Adakah tiga hasil ini akan mengembirakan anda? Jika ‘Ya’, catitkan dan mula melakukannnya.

6. Bekerja Pada Teknik Masa Pomodoro

Teknik Pomodoro adalah teknik pengurusan masa mudah yang memecahkan kepada beberapa blok masa utama. Dalam kes ini anda akan membahagikan masa anda kepada 25 minit pertama dan 5 minit yang kemudian. Selama 25 minit pertama, anda aka memaksa diri anda untuk mematikan semua gangguan yang mungkin berlaku, dan hanya fokus pada perkara yang dibuat.

Selepas blok ” Pomodoro ” yang pertama, anda akan diberikan masa untuk berehat selama lima minit. Kemudiannya ulang semula langkah ini untuk beberapa kali. Maksudnya, kini anda akan mempunyai beberapa blok masa Pomodora. Contohnya jika anda mempunyai tugasan yang baisanya memerlukan 2 jam untuk diselesaikan. Dengan teknik Pomodora ini, anda akan melihat masa dari sudut Pomodora. Anda akan nampak tugasan ini akan melibatkan 4 blok masa utama.

Kenapa teknik PELIK ini efektif? Namapun pelik bukan? Siapalah yang mencipta teknik ini?

Terknik Pomodora ini dikatakan efektif kerana:

• Ia memberikan masa rehat kepada diri anda. Membuatkan anda lebih cergas untuk blok masa yang seterusnya
• Memberi kesan psikologi dalam pengurusan masa kepada diri anda. Ini kerana anda kini melihatnya dalam bentuk blok masa yang lebih kecil. Anda tidakmelihat 120 minit atau 2 jam, tetapi kepada 4 blok masa sahaja. Apabila selesainya 1 blok masa, anda akan tahu bahawa anda semakin dekat dalam menyelesaikan tugasan anda.

7. Berehat

Ia mungkin bunyi bertentangan dan pelik, tetapi mengambil masa untuk lebih berehat adalah salah satu cara kegemaran ramai orang untuk menjadi lebih produktif. Berehat menghalang anda daripada menjadi penat dan letih. Ianya membolehkan anda mengambil selangkah ke belakang dari kerja anda. Dari situ anda dapat  mencerminkan dan mampu hadir dengan idea-idea yang lebih baik.

8. Catit Masa Anda Untuk Seminggu

Catit dan perhatikan masa yang digunakan oleh anda setiap 30 minit selama seminggu. Kemudiannya kenalpasti pola pengurusan masa anda dengan catatan tersebut. Analisis dan perbaiki lompong yang dapat diperbaiki.

9. Kenal pasti Apa yang Perlu Dibuat Seterusnya

Salah satu faktor UTAMA orang suka melengah-lengahkan  dalam melakukan sesuatu perkara adalah kerana tidak tahu tugasan seterusnya yang perlu dibuat oleh mereka. Ataupun tugasan yang diberikan terlalu samar-samar. Mereka tidak tahu, ‘What is Next?’. Perkara ini banyak mengambil masa anda.

Setiap tugasan besar yang anda ada, cuba bahagikan ia kepada beberapa tugasan kecil. Kemudiannya kenal pasti tindakan yang perlu dibuat untuk setiap blok masa tersebut. Tulis dengan jelas, tindakan, lokasi, masa perkara itu akan dilakukan. Dengan melakukan demikian, anda akan lebih jelas tentang skop tugasan anda.

Iniah 9 tips pengurusan masa yang unik dan efektif. Semoga artikel pengurusan masa kali ini membantu.